Organizarse para alcanzar el éxito

LAS HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN Y LA GESTIÓN DEL TIEMPO

El Implacable Papeleo

Con la finalidad de despejar nuestra mesa de papeles que nos ralenticen en nuestras tareas diarias, la autora del libro propone regirnos por una serie de leyes:

Ley nº 1 de la organización: Ocúpese de inmediato de todos los papeles y e-mails personalmente o por medio de un ayudante

Para disfrutar de una mesa limpia sólo es preciso un conjunto de cuatro decisiones que debemos tomar a la hora de enfrentarnos a todo documento que recibamos. 

• Tirarlo
• Remitirlo (pasarlo o discutirlo con alguien)
• Actuar personalmente
• Archivarlo

A esto lo denominan sistema TRAF y nos proporciona un protocolo para la toma de decisiones sobre cualquier papel que nos llegue. Podemos hablar de dos técnicas que nos ayudarán a llevar a cabo el TRAF:

• El enfoque mosaico: Consiste en concentrarse en cada papel igual que si lo hicieran en un trozo de mosaico, ocupándose de él hasta que cada pieza ocupe el lugar adecuado.
• Corrección, no perfección: Puede darse que se tome la decisión TRAF equivocada, por ello hay que pensar en cada una de esas decisiones como una oportunidad para aplicar una posterior corrección sobre la marcha y no verlo como una equivocación que se grabará en nuestra frente. Está demostrado que tomar una decisión es mucho más importante que acertar siempre, lo que da lugar a la ley número dos.

Ley nº 2 de la organización: Tome decisiones, aunque tenga que revisarlas más tarde

Consagre dos o tres momentos durante el día a tramitar papeles y e-mails.

¿Qué hay de los e-mails urgentes que llegan durante el día? Establezca filtros que le avisen de los e-mails importantes.

Ley nº 3 de la organización: La clave de la organización es un seguimiento a toda prueba

Muchas personas cometen el error de confiar en su memoria y esto hace que fracasen en el cumplimiento de plazos o en compromisos asumidos. El primer paso para devolver el seguimiento fiable a su puesto de honor como una de las herramientas fundamentales de la organización y gestión del tiempo es borrar la palabra “recordar” de su vocabulario. 

Para ello hay que hacerse con unas sencillas técnicas de seguimiento como las que siguen:

1. Método de la agenda/Carpeta de “pendientes”: su agenda (ya sea de papel, PDA o en ordenador) y una carpeta consagrada a asuntos “pendientes” o una carpeta de ordenador con todos los documentos relacionados con el recordatorio (puedes usar una carpeta de otro color para distinguirla mejor). Así, cuando te surja una tarea, puedes anotar un recordatorio en tu agenda e incluir los documentos relacionados con la misma en la carpeta de pendientes.

2. Carpeta “ayuda-memoria”: es un sistema para no perder de vista las promesas que hay que cumplir y las cosas que hay que controlar. Consiste en preparar 31 carpetas etiquetadas del 1 al 31 y también un conjunto adicional de carpetas etiquetadas de enero a diciembre. Que tienes una cita el 15 de este mes, pues metes una nota recordatorio en la carpeta de dicho día y cuando llegue aplicarás el TRAF a todos los documentos que tienes para ese día. Si es una tarea más a largo plazo, por ejemplo dentro de dos meses, pues lo metes en la carpeta del mes que corresponda y a principio de dicho mes distribuyes el material en las carpetas de días.

2. Cómo acabar con la acumulación de E-mails

Ley nº 4 de la organización: No use nunca el correo electrónico cuando una conversación sea más eficaz

Hay que asegurarse de que el correo electrónico queda compensado con el contacto personal (cara a cara o por teléfono). A continuación se resumen las cinco reglas del correo electrónico que utilizan los ejecutivos:

• Para reducir el número de gente en el circuito, hágase esta pregunta: si tuviera que fotocopiar este material, meterlo en sobres, ponerle un sello y echarlo al buzón, ¿quién estaría en su lista de destinatarios?
  • Siga el estilo periodístico. Ponga titulares al principio y luego siga con los detalles.
  • Resuma la información actualizada al principio de una larga serie de mensajes.

• Adopte la norma de “nada de desplazamiento”. Todos los mensajes tienen que caber en una sola pantalla. Envíe los materiales más largos como archivos adjuntos.
  • Procure meter todo el mensaje en la casilla de “asunto”. Ej.- “Reunión 3 jueves tarde confirmada”.

 LAS HERRAMIENTAS DEL ÉXITO

LA LISTA DE COSAS QUE HACER

“Planifique su trabajo y trabaje su plan”, es una buena regla que siguen casi todos los ejecutivos de éxito. La clave para la parte de “planificar” es una lista factible de cosas que hacer.

Para ello vamos a presentar tres estilos de listas de tareas por hacer:

1. La lista poderosa y muy detallada, organizada por días o semanas y en la que se incluyen todo tipo de tareas. Para saber si este es tu tipo de lista comprueba si cumple alguna de las tres características siguientes:
   1. Trabaja con ganas en diferentes tareas que tienen un principio y un final bien definidos.
   2. Le interesa saber cómo se hacen las cosas.
   3. Le gusta saber exactamente cuál es la situación de un trabajo en todo momento.

3. La lista maestra renovable, es simplemente una relación continua a la que se añaden cosas que hacer constantemente, según van apareciendo. Tenemos siete variantes de este tipo de lista:
   1. El sistema de los “trozos de papel”: consiste en crear una lista maestra reuniendo montones de notas. Para ello, habrá que tener siempre a mano un bloc para anotar todas las ideas y recordatorios que aparezcan.
   2. Método del bloc de taquigrafía: consiste en llevar encima un bloc de taquigrafía donde anotar tus planes, llamadas hechas, etc.

4. Una única lista maestra: para no abrumarse es recomendable dividirla en dos apartados; “Asuntos actuales” y “Para hacer más tarde”.

5. El método dictado: consiste en ir apuntando a lo largo del día las tareas que surjan y si tienes la suerte de tener secretaria, dictarle dicha lista al final del día. Así, dispondrás de una lista nueva cada mañana.

2. La técnica de las fichas: las tareas se apuntan en fichas dándole un orden de importancia.
   1. La lista basada en la carpeta recordatorio: fija un día para cada punto de su orden del día, anota las tareas específicas en su programa y luego guarda los materiales relacionados en una carpeta a la que acude el día previsto.

El trastero mental: en un cuaderno o PDA anota cada tarea, objetivo y cosa que le gustaría hacer que le pase por la cabeza. Luego divide las tareas en las que puede delegar y las que debe hacer usted mismo. Cada día comprueba la lista. Un buen momento para usar el “trastero mental” es al final de la semana laboral.

3. La lista minimalista: es la versión más sencilla y básica que podemos encontrar.

EL ARTE DE LA AGENDA

Es esencial contar con una agenda organizada con la que consultar cada día, pero la metodología y el tipo varían ampliamente. Veamos los siguientes tipos:

Agendas exhaustivas frente a agendas sencillas

1. La agenda “sin florituras”: La razón de que muchos directores generales funcionen con este sencillo sistema es que tienen secretarias que les organizan la agenda. Si no es su caso y aún así quiere escoger esta categoría, sería aconsejable que la combinara con una agenda normal para su escritorio para evitar pasar algo por alto.
2. La agenda exhaustiva: si eres de los que les gusta guardarlo todo, incluyendo los objetivos a largo plazo, en un único lugar para tener una referencia fácil, este es tu tipo de agenda.

• ¿Manual o digital?

• Es preciso saber qué te va mejor, ya que hay quien necesita ver las cosas escritas, mientras que otros se desenvuelven mejor con la PDA. Independientemente del estilo o formato, la clave para una gestión del tiempo y un funcionamiento eficaz es contar con un sitio cómodo y automático donde:
• Registra los asuntos necesarios y Abordarlos sin demora

• Cuatro trucos rápidos para optimizar su agenda
• En una PDA, usar negrita y cursiva para los asuntos importantes.

• En la manual, si quiere aligerar la pesadez de anotar cumpleaños y similares cada año, cree una lista separada que puede utilizar de guía para anotarlos en su agenda.
• En la manual: para precaverse de perder la agenda, tenga copia de seguridad en su ordenador de direcciones y cualquier información importante que se de anual o trimestralmente.
  • En la manual: al principio de cada año, antes de guardar la agenda del año anterior ojéela rápidamente en busca de perlas de información útil.

3. EL “CUADERNO DE CAPTURAS”. UN HÍBRIDO INTERESANTE

Se trata de un cuaderno en el cual anotar ideas e información al azar. Podemos encontrar las siguientes variaciones del cuaderno de capturas:

1. Tarjetas
2. Una carpeta de “ideas”
3. Dictado: para los que tienen acceso a servicios de transcripción.

3. LA EFICACIA DE LOS EJECUTIVOS A TRAVÉS DE LA TECNOLOGÍA

“Si no aprendes todo sobre cómo trabaja la tecnología, nunca lograrás que la tecnología trabaje para ti”. Dentro de este tema, las reuniones virtuales son una opción funcional para varios ejecutivos expertos en tecnología:

6. Reuniones por ordenador: una variante de esta modalidad es el “blog” que es un tipo de sitio web que se origina como plataforma para comentarios personales de los trabajadores. Es muy interesante cuando se participa en un proyecto de equipo ya que permite que todos tengan acceso a la información más reciente sobre el mismo.
7. Videoconferencias: para garantizar su éxito (1) haga que los participantes de cada lugar se sienten a un lado de una mesa de reuniones rectangular y (2) cerciórese de que todos los asistentes trabajan a partir de los mismos documentos.
8. Reuniones por teléfono

3. EXPLOTAR EL TELÉFONO

El contacto directo a través de una conversación telefónica proporciona una gran cantidad de información, por ello hay que responder siempre y aprovechar las ventajas del correo de voz.

Ley nº 5 de la organización: Devuelva todas las llamadas telefónicas antes de 24 horas, personalmente o por medio de un empleado

Esta ley es muy importante ya que, no sólo está en juego su credibilidad, si no que además puede estar entorpeciendo un proyecto o retrasando a alguien en su trabajo.

PARTE III: GESTIÓN DE LAS TAREAS Y DEL TIEMPO DE LOS EJECUTIVOS

LA JORNADA DEL EJECUTIVO ORGANIZADO

Ley nº 6 de la organización: Aumente su poder y su productividad gestionando, y no tratando de controlar, la variabilidad de la jornada

El tiempo es variable, por lo que no debemos intentar dominar el horario sino controlar todo lo que se puede realizar a lo largo de la variable jornada. Ello puede conseguirse combinando los siguientes elementos:

• Una hora “en soledad” para las tareas prioritarias.
  • Reuniones y citas programadas. Con ello se consigue dar una estructura básica fuera de la hora mencionada anteriormente.
  • Tiempo no estructurado, mejor de forma libre.

• El objetivo es concentrar el trabajo más complicado en las horas en las que está en mejor forma para responder a sus exigencias. 
  • A continuación se mencionan algunas estrategias para situar su hora “de soledad” fuera del horario de oficina: Estrategias de primera hora de la mañana o última hora de la tarde. Empiece despertándose media hora antes y verá como poco a poco se reduce el ritmo frenético de la jornada.

El viaje tranquilo: aprovechar el trayecto hacia el trabajo, en el caso de ir en transporte público o coche compartido.

Cinco métodos para conseguir un período de tiempo tranquilo durante el día en la oficina:

1. Desaparecer del trabajo
2. Negocie una hora tranquila con su jefe
   1. Permanezca disponible, pero con la puerta cerrada: puede poner una pizarra en la puerta para quien venga deje el recado y lo pueda atender en cuanto termine.
3. Cuando sea usted la persona de más alto rango del grupo, exija de sus colegas un tiempo libre de interrupciones.
4. Salga de la oficina una hora antes de la que ha acordado para almorzar.

Con ello se da lugar a la siguiente ley:

Ley n º7 de la organización: Exija una hora de tiempo para ocuparse de sus prioridades cada día

La cuestión es ¿cómo estructuran los ejecutivos una jornada sometida a constantes cambios? Para ello es bueno reformular el tiempo con el “secreto de los diez minutos”. Consiste en reformular la divisa mental que se aplica al tiempo en segmentos de diez minutos cada uno; así cuando sufra una interrupción no pensará que la tarea se interrumpe sino que ha realizado 10 minutos de la misma y le quedan unos 20 minutos más, por ejemplo.

La clave está en empezar a pensar en el tiempo de forma flexible y oportunista, con ello se conseguirán dos efectos:

• Reducir los sentimientos de rabia y victimización porque entiende que esas visitas inesperadas son elementos intrínsecos de su cargo.

• Buscar constantemente pequeñas oportunidades para avanzar hacia sus objetivos mientras vuelve una y otra vez a su lista de control. Es un medio poderoso para hacerse con el control de su tiempo y aumentar su productividad.

Ley nº 8 de la organización: Siembre sus tareas habituales a lo largo del día, en lugar de reservarles bloques fijos de tiempo

A continuación enumeramos seis técnicas a utilizar para conservar un cierto control sobre el tiempo:

1. Haga una lista con sólo las tres o cuatro tareas importantes
2. Destaque los puntos fijos del día
3. Evaluar el factor “flotante”:cuando evalúe en que tareas centrarse, piense en las que tienen un margen de tiempo escaso o inexistente.
4. Estire el día por los dos extremos 
5. Busque ayuda y simplifique
6. Diga no a las peticiones que alargan su tiempo de forma excesiva

4. TRABAJAR DE FORMA MÁS INTELIGENTE

ACOPIO DE CONSEJOS PARA AHORRAR TIEMPO Y MULTIPLICAR LA PRODUCTIVIDAD

Prácticas para recortar segundos:

1. Programe reuniones fuera de la oficina a primera hora de la mañana o última de la tarde y se ahorrará un viaje porque puede ir directamente desde o hacia casa.

2. Procura que tus citas para almorzar sean cerca del trabajo y tener uno o dos restaurantes solamente para ello. Así, le conocerán y conseguirá reserva más rápidamente entre otras facilidades.

Ocho prácticas para multiplicar la productividad:

1. Los momentos libres pueden ser valiosísimos para usted: la clave es aprovechar los pequeños intervalos de tiempo entre reuniones, en salas de espera, etc.

2. Arranque su mañana la noche antes: saldrá a la calle más rápido si la noche antes deja preparada la ropa, los documentos que necesite llevar, etc.

3. Adelántese al lunes y haga una rápida revisión el viernes antes del fin de semana: compruebe rápidamente su mesa y asegúrese que ha sometido a TRAF todos los documentos que le hayan entrado. Lo que no sea así, déjelo en su bandeja de hacer para ponerse rápidamente el lunes.

4. La regla de las tareas rápidas: señale en su lista todas las tareas que requieran cinco minutos o menos y ocúpese de ellas en cuanto lleguen a su mesa.
   1. Planee primero y ahorre horas después: utilice la regla 15/4, quince minutos a pensar qué va a hacer antes de empezar a hacerlo, se ahorrará cuatro horas de tiempo más tarde.
5. Arranque la redacción de los proyectos: anote cada uno de los aspectos que piensa desarrollar del proyecto en una ficha. A continuación reparta las fichas por la mesa y combínelas hasta conseguir la estructura más lógica.
6. Lance su información por toda la red: evite quedar parado por necesitar información de otro departamento. Procure mantener amplios contactos informativos en todos los ámbitos de su organización y de su sector.
7. Consiga tiempo de calidad con pequeños cambios en sus costumbres: como el llegar media hora antes al trabajo para tener la hora en soledad o preparar el día anterior lo primero que quieres hacer al día siguiente.

Prácticas que ahorran tiempo al equipo:

• Gane tiempo con plantillas para los procedimientos básicos
• Acelere las cosas aprendiendo de empresas de otros sectores
  • Encuentre nuevos productos instaurando “foros” de compras o convocatorias de ideas
  • Mantener una trayectoria de calidad creando un equipo para el control de la misma dentro de su departamento o unidad de trabajo.

Consejos adicionales para ahorrar tiempo.

• Aplique un código de color a su agenda para saber de un vistazo cómo están los proyectos.
• ¿Ventas o contactos que se enfrían debido a un seguimiento lento? Cree un plan de ataque con su grupo.
• Evite verse inundado de material de lectura.
• Recorte algunas de sus tarjetas de visita para usarlas como identificativo en su equipaje, maletín, portátil, etc. Puede generar conversaciones que proporcionen oportunidades de negocio.
• Haga primero la parte de trabajo que menos le gusta.
• Divida para conquistar.
• Cerciórese de mantener vivo los contactos con una nota de agradecimiento.
• Use un clasificador de anillas con hojas sueltas para recoger todos los elementos inclasificables.

¿Cómo encontrar un estilo de organización del tiempo óptimo para usted?

Los siguientes cuatro elementos, sumados, crean un estilo productivo:

1. MOTORES DE ARRANQUE PERSONALES: Muchos ejecutivos de éxito buscan activamente situaciones y ambientes que activen su energía mental. Pruebe a revisar en su mente las veces que se ha sentido más lleno de energía y animado. ¿Puede identificar las circunstancias que favorecieron esa sensación? Reprodúzcalas, restituyendo los elementos que sustentaron su energía y eliminando los que causaron su desánimo. Ej.- Impulse la productividad con minisesiones de gimnasia, ya que el ejercicio viene muy bien para ello.

2. TÉCNICAS PARA RELAJARSE Y RECARGAR BATERÍAS: algunas sugerencias son las siguientes,
   1. Tómese descansos durante el día
   2. Haga ejercicio
   3. Escuche música
   4. Tenga una breve charla o un intercambio de e-mails con su cónyuge o un amigo íntimo
   5. Lea un artículo de una revista o un capítulo de un libro que no guarde relación con el trabajo
   6. Dé un paseo
   7. Haga yoga o meditación
   8. Haga una siestecita de diez o quince minutos
   9. Haga un crucigrama
   10. Juegue a algo en el ordenador

3. HORARIO ESTELAR PERSONAL
4. IDENTIFICAR UN “CONCEPTO DEL TIEMPO” EXCLUSIVO: algunas personas aumentan su valor productivo pensando en el tiempo de una forma característica que pone en marcha su energía. Por ejemplo:
   1. Quedarse “en el punto”: El gran tenista Jimmy Connors decía que, durante un partido, sólo piensa en el punto que está disputando y no en ganar el partido. Se concentra en él y cuando termina lo elimina de su mente pasando al siguiente.
   2. Convertirse en “policía de crisis”: crear un ambiente de estabilidad y calma para evitar situaciones de crisis.

4. EL MITO DE LAS MULTITAREAS

La realización de múltiples tareas simultáneas es uno de los mayores malentendidos de la gestión del tiempo. Los ejecutivos de éxito tienden a centrar su atención, aunque sea muy brevemente, en la tarea o reunión inmediatas. Pero da la sensación de que los ejecutivos realizan una multiplicidad de tareas porque muchas se hacen en un espacio de tiempo muy corto. La diferencia es la concentración, por ello a continuación se mencionan algunos consejos para ayudar a desarrollar nuestra propia capacidad de “centrarnos en un punto”:

• La fijación de una fecha límite puede tener un enorme poder.
• Busque el entorno adecuado para la concentración.
• Empiece a pensar en su trabajo en términos de resultados en lugar de actividades. 
• Lleve un “diario de actividades” cada día
• Trabaje de pie para concentrarse y evitar dejar las cosas para luego. Ej.- Hacer llamadas de pie hará que sean más cortas.
• En las tareas de rutina, vigile el reloj ya que le puede hacer trabajar más rápido.
• Invente competiciones consigo mismo.

4. CÓMO GESTIONAR PRIORIDADES MÚLTIPLES

PRIORIDADES TÁCTICAS

Para mantener el control de las “tareas imperativas” haga lo siguiente:

1. Mantenga su lista de prioridades en estado de alerta y siempre a la vista
   1. Delegue, delegue y delegue.
   2. ¿Cuándo hace qué? Déjese guiar por su momento estelar.

Diez maneras de decir no a las prioridades de otras personas sin que se enfaden

• Sencillamente, diga: “voy a tener que decir que no”.
• Introduzca el “no” entre dos frases afirmativas: “Admiro lo que está haciendo. No puedo ayudarle, pero le deseo lo mejor”.
• Sustituya “no” por “sin embargo”.
• Explique qué actividades tendría que dejar para satisfacer la petición.
• Diga: “Déjeme que lo consulte con mi director” y así se saldrá de la tangente para volver luego con un proyecto como excusa.
• “Yo no puedo hacerlo, pero Fulanito es un experto”
• Reduzca el nivel de compromiso: “no te puedo ayudar en eso, pero te puedo ayudar en…”
• Posponga: “según como vaya de trabajo. Llámame mañana”.
• Cuando su jefe le pide que se encargue de más trabajo, enséñele todos los proyectos que tiene entre manos y pregúntele cuál es prioritario.
• Si tiene un importante compromiso una noche y le piden quedarse hasta tarde, ofrezca la alternativa de ir a la mañana siguiente más temprano.

Cuándo es preciso dejar que las prioridades cambien

Pueden aparecer prioridades nuevas que se añadan a las ya existentes cambiando todos los esquemas que ya teníamos hechos para esa jornada. Esta situación se ha de enfrentar de la siguiente manera:

• Actitud de flexibilidad y aceptación del cambio

• Compagine sus prioridades con las de su director y discutan que hacer con las prioridades anteriores.
• Trate de prever los cambios de prioridades por parte de su director.
• Pregúntese al final de la semana si ha pasado algo durante la misma que haga que sus prioridades cambien.
• Es preciso volver a pensar en nuestras prioridades cuando pasamos a otros puestos. 

IMPORTANTE: La realización de tareas prioritarias cada día, semana; tiene un efecto multiplicador, ya que hace que te sientas mejor al haber realizado algo y te permite trabajar mejor y de forma más económica.

PRIORIDADES ESTRATÉGICAS

Vamos a destacar tres tipos básicos de prioridades “direccionales” que los directores generales utilizan para alcanzar sus metas a largo plazo.

1. Prioridades de compensación directa. Este concepto es una especie de estrella polar que ilumina el camino y muestra cómo hay que ordenar las prioridades según lo cerca o lejos que estén del núcleo de negocio. Aunque no sea responsable de la entrada de ingresos, la idea de situar un “concepto básico”, con una compensación directa en primera línea es interesante.

2. Prioridad del “programa de trabajo clave”. Un programa de trabajo clave es una idea poderosa, parte del sistema de creencias personal del ejecutivo que informa, y en muchos sentidos domina, su distribución del tiempo a lo largo del día, la semana y el año. Algunos ejemplos de prioridades personales estructuradas por una idea básica serían las siguientes: Cultivar a las personas, Influir en los demás y transmitirles mensajes, Crear una “filosofía de las relaciones”, Maximizar el poder de su fuerza de ventas.

3. Prioridades “orientadas a los objetivos”.Esta categoría tiende a ser muy específica, mensurable y sensible al tiempo. La diferencia con la anterior prioridad es que ésta suele tener como meta un resultado específico y luego terminan; mientras que los programas clave pueden influir en la elección de prioridades durante años.

El compás de prioridades. Cuando las prioridades compiten

Lo que hacen los ejecutivos de alto nivel, de forma un tanto instintiva, cuando se enfrentan a prioridades en conflicto es organizar sus opciones en torno a un “compás de prioridades” interiorizado.

REUNIONES QUE FUNCIONAN

Podríamos decir que la mayoría de los directores de empresa consideran las reuniones como una pérdida de tiempo. La paradoja está en que si le preguntamos a los directores generales y ejecutivos de alto nivel de más éxito, ninguno las considera de tal modo.

La diferencia de opinión se justifica principalmente exponiendo las dos clases de reuniones que nos podemos encontrar:

1. La primera se trata de la gestión de planes, de hablar de en qué fase se encuentra la tarea de alguien con relación a lo que dijo que iba a hacer.
2. La segunda tiene una forma más libre. El objetivo es elaborar ideas sobre un proyecto, un programa o un plan.

Lo importante es que se necesitan de las dos clases. La única diferencia entre reuniones sin sentido y reuniones productivas es la palabra mágica disciplina. 

La mayoría de las reuniones productivas tienen en común seis elementos fundamentales:

1. Un orden del día por escrito: se distribuye por adelantado para que los participantes sepan qué documentos traer y estén preparados para discutir los temas de que se trate. 
2. Empiece y acabe puntualmente.
3. Un liderazgo fuerte para animar la participación, y al mismo tiempo impedir que la reunión se disperse.
4. Nada de cabos sueltos. Cualquier tema que surja tiene que llevar a una acción, aunque esa acción sea posponerlo o descartarlo.
5. Actas de las reuniones. Todas las decisiones y nombramientos deben hacerse constar por escrito y ser distribuidas, siempre que sea posible, el mismo día.
6. Seguimiento. Es esencial abordar los asuntos destacados de una reunión en la siguiente o en otra ocasión apropiada.

CONSEJOS ORIGINALES OFRECIDOS POR EJECUTIVOS

• Invitaciones estratégicas. Cerciórese de que las personas que tienen que estar presentes lo estén. Hay que tener en cuenta que hay dos grupos de personas en relación con las reuniones:
  • Los fundamentales, que tomarán las decisiones o aportarán algo valioso.
  • Los que sólo necesitan conocer el resultado.

Los primeros son los que suelen ser invitados.

• Lugar de reuniones. Algunas sugerencias:
  • Celebre las reuniones en el punto de origen. Por ejemplo, tener la reunión en el lugar donde radica el asunto que se va a discutir, ya que cuando estas encerrado en una sala de reuniones, el problema parece remoto.
    • Reúnase durante una comida.
    • Reúnase en un “fonducho” donde se sirvan la cerveza en frascos y se coma con las manos
    • Cree un lugar de fantasía. Por ejemplo, ambiente su despacho como un lugar acogedor (como si estuvieras en el salón de casa), así las ideas fluirán con más facilidad.

Cómo hacer las reuniones productivas cuando usted no las organiza

Se puede hacer de dos maneras: de forma proactiva o defensiva. La primera consiste en hacer bien las reuniones averiguando qué espera su director de usted y actuar en consecuencia. Son tres las cosas que hay que tener en cuenta:

• Estilo participativo. Aunque casi todos los directivos promueven la participación activa, averigüe si el suyo prefiere este estilo o llevar una reunión más regulada.

• Tolerar la disensión. Averigüe hasta qué punto su jefe se siente cómodo con que se resuelvan las cosas “a gritos” cuando hay desacuerdos.

• Tono y estilo personal. Sea consciente de posibles manías personales, como la tendencia a alargarse en demasía o a interrumpir o anular a los demás.

SUBIR DE NIVEL: EL ARCO DE POSIBILIDADES DE LOS EJECUTIVOS

Además de las seis estrategias anteriores, los altos cargos empiezan a manejar las reuniones con valor añadido, ya que desean obtener de los participantes información profunda, ideas fecundas y un intercambio vital. Son cuatro los medios para explotar el valor de una reunión:

1. Obtener grandes ideas por medio de preguntas estratégicas. Con ello no se busca el enfrentamiento, sino llegar a ideas de una mayor profundidad o complejidad. Ejemplos:
   1. ¿Y la razón (de que los defectos en los productos hayan aumentado enormemente) es…?
   2. ¿Estamos haciendo algo que nos dificulte (alcanzar los números) (poner en aprietos al nuevo producto de la competencia)?
   3. ¿Qué podemos hacer para (mejorarlo) (reforzar nuestra posición)?

2. Practicar la “disonancia creativa”: algunos ejecutivos solicitan activamente el choque de ideas y la “disonancia creativa” como vehículo para conseguir todo tipo de ideas y posibilidades.
   1. Sacar los hechos desnudos y las opiniones no mediatizadas: esto lo consigue el ejecutivo hablando el último y no el primero. Así no influye inconscientemente en sus ideas.
   2. Pensar a lo rico. Abordar el tiempo de una manera diferente: muchos ejecutivos se centra en la calidad del resultado y no en el tiempo dedicado, al hablar de reuniones eficaces y productivas. Ello conlleva que las reuniones sean largas de verdad. 

En resumen, podemos mencionar tres ideas fundamentales para hacer de las reuniones un laboratorio de ideas:

1. Comprenda cuál es la cultura de reunión de su propia compañía.
2. Contribuya todo lo que pueda al contenido, desarrollo y seguimiento de cada reunión.
3. Determine cuál es su propio “estilo de reunión”.
4. EL CURIOSO PODER DE LAS INTERRUPCIONES

Los directores generales insisten en que acoger con los brazos abiertos a quienes se dejan caer por sus despachos, en lugar de no permitirles entrar, puede ser una de sus más poderosas herramientas de gestión.

Podemos diferenciar tres estilos de interrupción:

1. Todas las interrupciones, todo el tiempo. El distintivo de este estilo es que mantiene una política de puertas abiertas de forma regular, recibe e incluso invita de manera espontánea a compañeros, empleados, clientes y personas de otros niveles jerárquicos. Formas de llevar esto acabo:
   1. Tener la puerta literalmente abierta.
   2. Tener una zona cómoda para sentarse.
   3. Actualizar los mensajes en el buzón de voz cada día, haciendo saber así a quien llame de cuando y donde puede contar con usted.

2. El planteamiento equilibrado de “puertas abiertas”. Aunque se recibe con gusto los contactos espontáneos, hará un esfuerzo por mantener su despacho en zona prohibida a las interrupciones una parte del día, a fin de tener tiempo para dedicarse a sus tareas prioritarias, salvo que la interrupción sea urgente. Formas de hacer esto:
   1. Fijar horas de puertas abiertas.
   2. Pedir a los empleados y colegas que le envíen un e-mail pidiendo cita y les contesta ratificando la hora o fijando otra que le venga mejor. Así está accesible y controla su tiempo.
   3. En cuanto nos interrumpan preguntar si puede esperar, en tal caso mandarles un e-mail con la hora en la que lo pueden ver.

3. Acceso controlado En este caso, cuando alguien asoma a la puerta, se siente como si acabaran de asaltarlo. Se identifican aquí las personas que les gusta centrarse intensamente en lo que tienen entre manos. Aunque prefiera el control total, tendrá que aceptar que en el mundo de las oficinas tendrá que soportar que lo interrumpan de vez en cuando.

4. COMO USAR LAS ESTRATEGIAS DE LOS DIRECTORES GENERALES EN SU PROPIO TERRENO

Tras leer los anteriores capítulos podemos llegar a una conclusión principal y es, que los directores generales hacen principalmente no es dar órdenes a los demás, sino influir en ellos por medio de un contacto constante. Influir significa tan sólo ser capaces de modificar ligeramente la actitud o la conducta de alguien por medio de la comunicación, sea cara a cara o por teléfono.

Tres características distintivas de la gestión del tiempo de los directores generales

1. El pensamiento concentrado. Los directores generales practican una intensa concentración en todo lo que hacen, así hasta que no han respondido o tomado una decisión, no relajan la atención. Se aseguran de que cada intercambio se convierta en una oportunidad para ampliar su esfera de influencia.
   
   En lugar de caer presa de la tendencia a realizar múltiples tareas simultáneas, pruebe a centrarse intensamente en lo que tiene entre manos hasta que lo haya resuelto. Verá como aumenta cada día su fuerza para tomar decisiones y se multiplica el tiempo de que dispone para realizar las tareas esenciales.

2. Una implacable capacidad de respuesta. Nunca verá una acumulación de dos o tres días en su mesa. Esta implacable capacidad de respuesta es otro instrumento clave que impulsa la misión de los ejecutivos para ejercer su influencia.

3. Delegue el 90% de todo lo que pase por su mesa. Esto es importante por dos motivos: primero, delegar crea oportunidades para el proyecto fundamental, el de ejercer influencia y, segundo, delegar libera y domina los recursos necesarios para construir un edifico.
   
   Antes de decidir quedarse una tarea para usted, pregúntese si tendría que asignarla o no a otro. Delegue las siguientes tareas:

1. Tareas no relacionadas con sus mejores cualidades.
2. Tareas no acordes con su actual nivel.
3. Tareas que no correspondan a lo que signifique para usted una alta rentabilidad.
4. Tareas que un empleado con menos experiencia puede hacer ahora o después de prepararlo para ello.
5. Tareas que encajen en la especialidad de otra persona, tanto si se trata de alguien de la casa como de un consultor externo.
6. Además olvidamos que con frecuencia se pueden encargar o compartir partes de una tarea: Borradores, Corregir/revisar, Resumir, Preparar recomendaciones, Hacer estudios, reunir información general.

Ley nº 9 de la organización: Aumente la productividad con proyectos que capten su interés y aprovechen su energía.

Esta ley se basa en la idea de que hay tareas obligatorias que podemos encontrar aburridas o pesadas. Puede que sencillamente no las hagamos bien y en algún otro lugar hay otra persona a quien le resulta divertido lo que nosotros detestamos. Es simplemente una cuestión de aptitudes, hay cosas que se nos dan mejor o peor, por lo que concentrarnos en las que mejor se nos dan hace que aumente nuestra productividad.

Trece oportunidades para influir

1. Reforzar lazos y obligaciones. Llame a alguien cuya relación considera valiosa. Pídale un informe o solicite su consejo sobre un asunto particular. Reforzará su relación, independientemente de su necesidad real del informe o el consejo.

2. Recibir y dar información. Anote un recordatorio en su agenda para dedicar cinco minutos cada mes a pasar a ver a un compañero fundamental sólo para averiguar que está pasando en su campo. Quizá se entere de tendencias o establezca una conexión que podría ser inmensamente útil si se mete en un atolladero.

3. Haga hincapié en desarrollar ideas, en lugar de originarlas. Proponga reuniones informales, de forma regular, con sus compañeros, para intercambiar ideas, sólo para dar vueltas a esos temas que nunca tienen tiempo de estudiar.

4. Expresar claramente una visión. El genio de un gran ejecutivo es expresar claramente una visión, recabando y fusionando todas las ideas y aportaciones de su equipo.

5. Influya y déjese influir. Si tiene una idea que cree que vale la pena estudiar, ejerza su influencia en sus colegas (con amabilidad y humor) y en su jefe para defenderla. Del mismo modo, anime a su personal a ejercer su influencia en usted con ideas nuevas.

6. Detecte los posibles problemas y el descontento. Manténgase atento durante el curso general de las reuniones o charlas informales en torno a la máquina del café. Si su instinto le dice que algo no va bien o se sale de lo normal, preste mucha atención a lo que oye para poderlo tener en cuenta en su propio trabajo o a la hora de tomar decisiones.

7. Un toque de atención. Si tiene un proyecto que no va a ninguna parte, pruebe a “dar un toque” a los actores clave, enviando un artículo donde se explique como otra compañía llevó esa idea a la práctica con éxito. O cuando alguien dé un paso, positivo hágale un comentario estimulante para que sienta que sus esfuerzos se aprecian y se recompensan.

8. Actúe como modelo. Los valores y las normas de conducta se transmiten de forma muy efectiva poniéndolas en práctica de forma visible.

9. Ofrezca ayuda personal, refuerce los lazos. Tómese unos minutos cada semana para preguntar a la gente qué piensa hacer aquel fin de semana o durante las vacaciones, lo cual evidencia interés en ellos como seres humanos.

10. Proponga una corrección o incluso reprenda. Si alguien de su equipo de trabajo tiene problemas para completar su parte de la tarea, ofrézcase a escuchar y propóngale otra fuente a la que acudir en busca de ayuda.

11. Facilite, elimine problemas, controle los plazos. Encuentre el equilibrio entre volver loco a todo el mundo, ejerciendo una presión excesiva, y ser presencia permanente que sirve de respaldo.

12. Impulse la acción. Tal vez tenga que conseguir la aceptación de personas que no son sus aliados naturales. Pregúntese: ¿Con quién necesito trabajar para conseguir que se haga? Allane el camino consultando, por adelantado, a la persona más influyente del grupo.

13. Recabe la opinión de los demás: Si su empresa no realiza supervisiones entre compañeros, propóngalo como medio de conseguir feedback sobre cómo lo están haciendo, realmente, usted mismo y todos los demás.

LEYES DE LA ORGANIZACIÓN

1. Ocúpese de inmediato de todos los papeles y e-mails personalmente o por medio de un ayudante.

2. Tome auténticas decisiones, aunque tenga que revisarlas más tarde.

3. La clave de la organización es un seguimiento a toda prueba.

4. No use nunca el correo electrónico cuando una conversación sea más eficaz.

5. Devuelva todas las llamadas antes de 24 horas, personalmente o por medio de un empleado.

6. Aumente su poder y su productividad gestionando, y no tratando de controlar, la variabilidad de la jornada.

7. Exija una hora de tiempo para ocuparse de sus prioridades cada día.

8. Siempre sus tareas habituales a lo largo del día, en lugar de reservarles bloques fijos de tiempo.
   
9. Aumente la productividad con proyectos que capten su interés y aprovechen su energía.